Startups als Wegbereiter
Arbeitszeiten und Anwesenheitspflichten kann man ganz einfach regeln – jeder arbeitet im Büro von früh morgens bis spät abends. Die Flexibilität der täglichen Arbeitszeiten und auch des Arbeitsortes haben aber großen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Viele Startups haben deshalb den Anspruch, dieses Thema besser zu handhaben als konventionelle Unternehmen und testen auch neue Wege der Zusammenarbeit. Flexibles Arbeiten im Startup hat über die letzten Jahre den Weg für „New Work“ bereitet – auch in konventionellen Unternehmen.
Eines ist klar – das Team muss funktionieren und die geplanten Ergebnisse in der notwendigen Qualität und vereinbarten Termin abliefern. Aber wann und wo jeder einzelne seinen Job macht, hat hierauf nur geringen Einfluss. So kommen wir direkt zu den zwei wesentlichen Fragestellungen:
Wie können flexible Arbeitszeiten umgesetzt werden?
Die Stechuhr ist keine Lösung. Die bloße Aufzeichnung von Arbeitszeiten hat keine Aussage über Qualität und Quantität der Arbeitsergebnisse. Also müssen klare Ziele und ein aufmerksames Management durch den direkten Vorgesetzten her. Wenn dieser den Überblick über die Performance seiner Teammitglieder hat, braucht es keine Aufzeichnungen der Arbeitszeiten. Dann reicht Vertrauen. Sobald es Performanceprobleme gibt, muss geprüft werden, ob diese im Zusammenhang mit den Arbeitszeiten stehen. In der Regel ist das aber nicht die Ursache, wenn jemand nicht performt, sondern eher Überlastung, Überforderung oder persönliche Probleme.
Auch bei Vertrauensarbeitszeiten muss in jedem Fall die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes mit seinen maximalen Arbeitszeiten und minimalen Ruhezeiten sichergestellt werden. Es empfiehlt sich, die Mitarbeiter regelmäßig hierüber zu belehren. Für die Einhaltung haften am Ende die Geschäftsführer persönlich, deshalb sollten bekanntwerdende Verstöße auch sehr ernst genommen und abgestellt werden. In der Praxis werden an dieser Stelle sehr häufig beide Augen zugedrückt, weil ja schließlich Termine einzuhalten sind. Das geht so lange gut, bis etwas passiert – wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter nach 13 Stunden im Büro nachts um 22 Uhr auf dem Heimweg verunglückt. Auch Gründer müssen sich ihrer Fürsorgepflicht für die Mitarbeiter bewusst sein und den Spagat zwischen einer Performance-Kultur und den gesetzlichen Rahmenbedingungen schaffen.
Wie kann man Home Office sinnvoll nutzen?
Home Office polarisiert. Für viele begeisterte Home Office Arbeiter sind die Tage im Home Office die produktivsten der ganzen Woche. Viele Vorgesetzte befürchten Missbrauch und haben ein Problem damit, die Kontrolle über den Mitarbeiter zu verlieren. Home Office ist im Wesentlichen eine Herausforderung für das Management. Es erfordert nämlich die enge Zusammenarbeit zwischen dem direkten Vorgesetzten und seinen Teammitgliedern. Wenn Ziele und Arbeitsaufgaben klar definiert sind, kann es für den Vorgesetzten grundsätzlich egal sein, wo der Mitarbeiter die vereinbarten Arbeitsergebnisse produziert. Der Vorgesetzte muss nur in der Lage sein, die Performance seiner Teammitglieder fundiert einschätzen zu können. Nur bei Non-Performern muss überprüft werden, ob das Home Office eine Ursache für mangelnde Performance darstellt.
Es empfiehlt sich, im Unternehmen (für alle Mitarbeiter) und in den Teams (für die Teammitglieder) transparente Rahmenbedingungen für die eventuelle Anwesenheitspflichten festzulegen. Kundentermine gehören auf jeden Fall dazu. Für welche internen Meetings wirklich persönliche Anwesenheit erforderlich ist, wird oft überschätzt. Durch eine Vielzahl von Meetings mit Anwesenheitspflicht wird dann die eigentliche Flexibilität wieder außer Kraft gesetzt. Viele Unternehmen führen deshalb interne Meetings wie Jour Fixes und All-Hands als Videokonferenzen durch. So können sich alle Mitarbeiter unabhängig vom aktuellen Arbeitsort in das Meeting einbringen.
Best Practice für flexibles Arbeiten
Kommuniziert klare Vorgaben für das Home Office, gegebenenfalls in Form einer Policy. Darin kann geregelt werden, in welchem Umfang das Unternehmen die Arbeit im Home Office toleriert, welche Anforderungen unter Umständen an den heimischen Arbeitsplatz gestellt werden müssen (Datenschutz, Informationssicherheit etc.) und welche Sanktionen im Missbrauchsfall drohen. So ist für alle Beteiligten klar, welche Regeln gelten und welches Verständnis das jeweilige Unternehmen vom flexiblen Arbeiten hat.
Im nächsten Beitrag beschäftige ich mich mit modernen Möglichkeiten der Zusammenarbeit.
