Arbeit im Home Office – eine Herausforderung?

Die Frage ist nicht mehr ob, sondern nur noch wie

Arbeit im Home Office ist eine der wichtigsten Maßnahmen zur Begrenzung des Corona-Ausbruches. Das hatte ich auch in meinem letzten Beitrag zum Thema #covid19 erläutert. Seitdem haben mich einige Kollegen aus der „alten Welt“ angesprochen, weil das Thema dort teilweise noch ganz am Anfang steht. Während Home Office für die meisten jungen Unternehmen und zahlreiche etablierte Organisationen ein selbstverständlicher Bestandteil der Zusammenarbeit ist, betreten viele eher konservative Unternehmen an dieser Stelle kulturelles Neuland.

In diesem Artikel beschreibe ich deshalb die notwendigen organisatorischen Rahmenbedingungen und gebe Tips für das Arbeiten zuhause. Damit möchte ich alle Unternehmen und Entscheidungsträger ermutigen, diese Arbeitsweise mit den Mitarbeitern auszuprobieren und die Unternehmenskultur um diesen Aspekt zu erweitern. Die bevorstehende Corona-Epidemie macht diesen Schritt notwendig. Es ist jetzt eine Führungsaufgabe für jeden Manager, sein Team hierauf vorzubereiten.

Technische Anforderungen

Das Arbeiten von außerhalb des Büros erfordert mobile Geräte und Softwarelösungen in einer sicheren IT-Architektur. Folgende Maßnahmen schaffen die notwendige technische Basis:

1. Ausstattung aller für mobiles Arbeiten in Frage kommenden Mitarbeiter mit mobilen Geräten (Laptops und Handy)
2. Schaffung eines sicheren Zugangs zum Firmennetzwerk über verschlüsselte VPN-Kanäle
3. Sicherstellung der Anbindung des Firmennetzwerkes an das Internet mit der notwendigen Bandbreite
4. Sicherstellung der Verfügbarkeit von ausreichender Bandbreite im Home Office der Mitarbeiter -> ggf. Bereitstellung von LTE-Routern
5. bei Client-Server-Anwendungen: Durchführung von Tests, ob die kritischen Unternehmensanwendungen über VPN funktionieren -> wenn nicht, müssen hierfür Terminalserver eingerichtet werden, über die auf die Anwendung zugegriffen wird
6. wo immer es geht, Nutzung von webbasierten Anwendungen mit sicherer Authentifizierung (2-Faktor) -> der Zugriff ist unproblematisch, sicher und ohne Performanceprobleme von überall möglich
7. Schaffung einer kollaborativen Systemumgebung durch Einsatz von Confluence und Jira oder zumindest Office 365 Business
8. Schaffung einer Online-Kommunikationsinfrastruktur, zum Beispiel durch Nutzung von Messengern wie Slack (kostenlos in der Basisversion) oder Microsoft Teams (in Office 365 Business ohne Zusatzkosten enthalten) -> beide vorgeschlagenen Systeme erlauben Chats, Videokonferenzen und das Teilen von Bildschirminhalten – also alles, was für die Zusammenarbeit in verteilten Teams benötigt wird

Das klingt jetzt im ersten Moment sehr viel und sehr teuer – ist es aus zwei Gründen aber nicht: 1.) Ihr werdet diese Umgebung ohnehin benötigen, wenn das Unternehmen weiter wettbewerbsfähig bleiben soll. 2.) Was ist die Alternative? Ein wegen Krankheit vollständig lahmgelegtes Business ist um ein Vielfaches teuerer.

Wenn diese technischen Themen umgesetzt sind, ist die Arbeit im Home Office „nur“ noch eine Managementaufgabe…

Anforderungen an Kultur und Management

Home Office stellt hohe Ansprüche an Vertrauen und Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern. Der Manager muss sein Team kennen und in der Lage sein, Aufgaben sowie Zielsetzungen klar zu kommunizieren. Er muss sich darauf verlassen können, dass seine Mitarbeiter bereit und fähig sind, vorgegebene Ziele selbständig und zum vorgegebenen Termin zu erfüllen. Aber: Der Manager muss wiederum in der Lage sein, mangelhafte Performance und unzureichende Qualität auch aus der Entfernung zu erkennen.

Aus meiner langjährigen Erfahrung als Manager in verschiedensten Organisationen mit der Möglichkeit zum Home Office kann ich nur sagen: Vertraut Eurem Team, es wird Euch nicht enttäuschen. Loslassen fällt vielen Managern im ersten Moment extrem schwer. Aber Ihr dürft den Motivationseffekt dieser neuen Arbeitsumgebung nicht unterschätzen.

Die Einführung von Home Office ist ein starkes Signal an die Mitarbeiter: „Wir vertrauen Euch.“ Dieses sollte man auf keinen Fall mit zu restriktiven Bedingungen kaputt machen. Trotzdem hat es sich als sinnvoll erwiesen, die Rahmenbedingungen und Erwartungen im Zusammenhang mit dem Home Office klar an das Team zu kommunizieren. Dabei kann durchaus darauf hingewiesen werden, dass Missbrauch sanktioniert wird und die Genehmigung für die Arbeit im Home Office im Einzelfall auch widerrufen werden kann. Aspekte wie Datenschutz und die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes auch im Home Office müssen im Interesse des Unternehmens unter allen Umständen sichergestellt werden.

Tipps für die Arbeit im Home Office

Hier ein paar Tips aus eigener Erfahrung für das Arbeiten zuhause:

• Zeitliche Trennung
  Schafft Euch feste Zeiten für die Arbeit im Home Office. Geht morgens „ins Büro“ und abends wieder „nach Hause“. Dieser Punkt ist vor allem wichtig, wenn Ihr eine Familie habt. Der Partner und die Kinder müssen wissen, wann Ihr arbeitet und Ruhe braucht und wann Ihr Feierabend habt und wieder ansprechbar seid. Alles andere belastet das Familienleben irgendwann.
• Räumliche Trennung
  Wenn es irgendwie geht, trennt den Arbeitsbereich vom Wohnbereich. Das erleichtert die Konzentration und auch die…
• Gedankliche Trennung
  Für die seelische Gesundheit ist es wichtig, nach der Arbeit auch wieder abzuschalten. Das geht besser, wenn man unterschiedliche räumliche Umgebungen bei der Arbeit und in der Freizeit hat.
• Gesunde Ernährung
  Meine persönliche Erfahrung ist, dass die Verpflegung im Home Office oft zu wünschen übrig lässt, weil man meist nicht rausgeht und natürlich auch nicht anfängt zu kochen. Das muss man beim Einkaufen berücksichtigen, aber da wird jeder für sich eine Lösung finden.

Tipps für die Zusammenarbeit in verteilten Teams

Wie können Teams sich für die Arbeit im Home Office organisieren? Auch hierfür habe ich ein paar Vorschläge aus der Praxis:

• Redet miteinander. Egal ob als Chat über den Messenger, als Video Call oder klassisch am Telefon.
• Nutzt die Möglichkeit des Screen Sharing, um gemeinsam an Unterlagen zu arbeiten oder diese zu diskutieren.
• Organisiert ein tägliches kurzes Meeting für alle, maximal 15 Minuten. Für dieses „Daily“ hat sich der Tagesanfang bewährt, 9 Uhr ist eine gute Zeit. In diesem Meeting erzählt jeder, was er oder sie an diesem Tag geplant hat und ob es irgendwelche Probleme bzw. Hindernisse gibt.
• Ein wöchentliches Team Meeting als Videokonferenz kann als Wochenstart oder -abschluss für die ausführlichere Diskussion einzelner Themen im Team sowie die Planung der nächsten Woche genutzt werden.
• Normalerweise würde ich auch sagen, plant regelmäßige physische Meetings ein. Aber das muss man momentan von der weiteren Entwicklung abhängig machen.

Mögliche Schwierigkeiten

Home Office ist nicht für alle Mitarbeiter möglich. Einige Aufgaben erfordern die körperliche Anwesenheit. Unter normalen Umständen gehört dazu unter anderem der Empfang und das Sekretariat. Hierfür müssen Unternehmen individuelle Lösungen finden.

Auch die Ausbildung von Azubis, Werkstudenten und Praktikanten ist in verteilten Teams schwierig, da diese auf den Kontakt zu ihrem Ausbilder oder Mentor angewiesen sind. Auch hierfür gibt es kein Patentrezept, aber sicher viele kreative Lösungen.

Viel Erfolg beim Ausprobieren!

 

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